Emergencias
Gestionar Documentación Administrativa y de Soporte del Área de Emergencia
Conoce aquí la descripción, actividades claves, criterios de desempeño y conocimientos que son requeridos para esta competencia.
Unidad de Competencia Laboral
Fecha: Septiembre 2020
Vigencia: Septiembre 2025
Versión 01
Nombre UCL: Gestionar Documentación Administrativa y de Soporte del Área de Emergencia
Código UCL: EMERGENCIAS – 008
Descripción:
Es la capacidad para registrar la información pertinente, administrar y entregar los documentos administrativos o de soporte establecidos en los procedimientos del área de emergencia.
Actividad Clave
Realizar la función administrativa asociada a las labores de emergencia.
Criterios de desempeño
- Revisa los documentos tributarios asociados a los pedidos (guías o facturas), para asegurar la concordancia con el programa de despacho, en los países que corresponda
- Registra el documento del cobro de los productos de acuerdo a ventas realizadas a clientes para mantener la continuidad del servicio, en los países que corresponda
- Entrega y recepciona los valores de acuerdo a normativa en oficina de distribución, en los países que corresponda
- Realiza compensación de documentos de pago por cambio de productos y pago a proveedores que hayan participado en la respuesta.
- Gestiona la documentación del camión asociada a productos (pedidos de consignación de gas, de cilindros y otros), de acuerdo a procedimientos, en los países que corresponda
- Distribuye materiales a los equipos de trabajo de acuerdo a procedimientos.
- Cierra ticket de atención o PQR´s de acuerdo a procedimientos y generación de KPIs internos.
- Gestiona información para proceder al pago de viáticos, horas extras y otros ítems asociados a la gestión administrativa del equipo de trabajo.
- Elabora informes de los incidentes atendidos y los presenta a junta, comité de siniestros u otro, en los países que corresponda
- Elabora los informes de atención y resultados de los planes que se ejecutan mensualmente, en los países que corresponda
- Elabora y socializa los informes de resultados del área de emergencias y los presenta al nivel superior, en los países que corresponda
- Normativa del sector de GL
- Nociones básicas de conceptos tributarios
- Nociones básicas de contabilidad general
- Procedimientos administrativos de cobro de valores y servicios
- Procedimientos de cobro electrónico de productos
- Protocolos y procedimientos para la prevención y control de emergencias de la empresa
- Normativa externa de gestión y atención de emergencias
- Programa de despacho
- Conocimientos de gestión de calidad
- Conocimiento de indicadores del área
- Conocimientos de Office
- Conocimientos de sistemas de información (SAP u otros)
- Conocimiento en programas de reporte interno (powerbi, sidgas u otros)
